Implementación ERP
Cómo migrar de Excel a un ERP sin trasladar errores ni duplicados
Una migración confiable no consiste en importar todos los archivos: consiste en decidir qué datos sirven, quién los aprueba y cómo se concilian.
Equipo KontabERP · · 9 minutos de lectura
Excel suele contener años de decisiones operativas: códigos repetidos, nombres abreviados, fórmulas, saldos corregidos manualmente y columnas que solamente entiende una persona.
Importar esos archivos sin diagnóstico convierte el nuevo ERP en una copia de los problemas anteriores. La migración debe tratarse como un proyecto de calidad de datos.
Inventariar fuentes y responsables
El primer paso es identificar qué archivos controlan clientes, proveedores, productos, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, inventario y contabilidad. También se debe registrar quién mantiene cada archivo y cuál es la versión válida.
- Nombre del archivo y ubicación.
- Responsable funcional.
- Fecha de última actualización.
- Cantidad aproximada de registros.
- Reporte o total que permitirá conciliar.
Depurar datos maestros
Clientes, proveedores y productos deben tener identificadores estables. Las diferencias de mayúsculas, espacios o abreviaturas pueden crear duplicados que después dividen saldos e historiales.
Es preferible detener la carga y resolver una identificación dudosa que importar dos entidades que representan al mismo cliente.
- Normalizar NIT, DUI, nombres y correos.
- Definir códigos únicos de producto.
- Homologar unidades y categorías.
- Separar registros activos de históricos.
Cargar primero una muestra
Una carga de prueba permite revisar formato, relaciones y reglas sin comprometer la fecha de salida. La muestra debe incluir casos comunes y excepciones: clientes con crédito, productos sin movimiento, saldos parciales y documentos vencidos.
- Validar conteo de registros.
- Comparar totales por módulo.
- Revisar muestras con usuarios clave.
- Documentar transformaciones y exclusiones.
Planificar el corte
El corte define hasta qué fecha se opera en el sistema anterior, cuándo se extraen los datos finales y quién autoriza comenzar en el ERP. También debe indicar cómo se resolverán movimientos recibidos durante la ventana de migración.
Conserva una copia de las fuentes originales y un reporte final de conciliación. La migración termina cuando los responsables aceptan los saldos, no cuando el archivo termina de importar.
Preguntas frecuentes
Debo migrar todo el histórico?
No siempre. Muchas empresas migran datos maestros y saldos abiertos, manteniendo el sistema anterior o exportaciones en modo de consulta.
Qué pasa con registros duplicados?
Deben identificarse y resolverse antes de la carga final. Fusionarlos después puede afectar documentos, saldos y trazabilidad.
Cuánto tarda una migración?
Depende del número de fuentes, calidad, volumen, reglas y disponibilidad de responsables para validar. No debe estimarse únicamente por cantidad de filas.